Saat ini kita sudah memasuki revolusi industry 4.0 bahkan di beberapa negara maju sudah memasuki revolusi industri 5.0, contohnya seperti Jepang. Di era sekarang hampir semua aktivitas manusia bisa dilakukan secara digital. Revolusi industri ini mendisrupsi hampir di semua bidang termasuk dalam pengiriman surat menyurat.
Dahulu, sebelum mengenal internet jika kita ingin berkirim surat pastinya harus menulis dulu di atas kertas, lalu kita pergi ke kantor pos untuk mengirimkan surat tersebut ke alamat yang dituju. Sekarang, setelah adanya internet, proses mengirim surat bisa menjadi lebih efektif dan efisien.
Sudah seperti yang kita ketahui mengirim surat melalui email memiliki banyak kelebihan dibanding dengan mengirim surat melalui jasa kantor pos konvensional. Menulis surat melalui email juga tentu memiliki kekurangan yakni keterbatasan jaringan sangat memengaruhi pengiriman. Selain itu, tidak semua orang bisa mengirim surat melalui email.
Email ini biasa digunakan untuk mengirim surat yang bersifat formal seperti mengirim surat lamaran kerja, mengirim file kerja dan lain sebagainya. Bahasa yang digunakannya bisa menggunakan Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris.
Buat kamu yang baru pertama kali terjun di perusahaan yang mengharuskan kamu berkirim email menggunakan Bahasa Inggris, kamu berada di tempat yang tepat. Di artikel ini akan membahasa bagaiamana caranya menulis email menggunakan Bahasa Inggris.
Tetapi langkah awal sebelum kamu menggunakan email, tentunya kamu harus tahu terlebih dahulu bagian-bagian dari email tersebut supaya email yang kamu kirim dibaca oleh si penerima email.
Bagian-Bagian dari Email
To Field
Bagian pertama sebelum kita mengirimkan surat atau file adalah to field. To field merupakan bagian email yang berisi alamat email seseorang atau perusahaan yang ingin kamu tuju. Jika diibaratkan surat konvensional, bagian ini adalah bagian di mana kita mengisi alamat tujuan yang berisi nama penerima dan alamat lengkap rumahnya.
Kita harus memberi perhatian pada bagian yang satu ini apakah penerimanya itu seorang teman, atasan atau relasi potensial dari bisnis kamu. Dengan memerhatikan penerima email, kita bisa menentukan bahasa yang akan digunakan dalam mengirim email, apakah harus formal atau bisa dengan informal.
Subject Field
Subejct field ialah bagian email yang berisi tentang isi topik yang kita tulis. Mengisi subject file sifatnya tidak wajib tetapi sangat disaranka untuk selalu mengisinya. Dengan kita menuliskan subject field penerima email akan tahu topik apa yang ada di dalam isi email tersebut sehingga penerima email dapat dengan mudah memahami email yang diterimanya. Penulisan subject field juga harus secara ringkas, jelas, spesifik dan langsung pada intinya.
Contoh penulisan subject field menggunakan Bahasa Inggris;
Marketing Budget Q4: Please review till March, 25
Spark for IOs: First impressions from our users
Message Body
Message body merupakan bagian untuk menulis isi email dari yang kamu tulis. Di dalam message body kamu bisa dengan bebas menuliskan semua kebutuhan kamu melalui tulisan. Kamu juga dapat menyertai tulisan dengan gambar maupun video supaya menguatkan isi dari email yang kamu tulis.
Di dalam message body ada yang namanya greating email, yakni bisa disebut juga sapaan. Sesudah kamu menentukan penerima email, kamu bisa menyesuaikan sapaan yang bisa kamu pakai. Berikut beberapa contoh greating email formal maupun informal.
“Dear Mr. John:”
“Hi (nama),”
“Hello (nama),”
“Dear (nama),”
“Dear Mr./Ms./Dr./Professor (nama)”
“Greatings,”
“Hi there,”
Ada catatan dalam penulisan greating email yakni jika kamu mengirimkan email kepada atasan, dosen dan orang-orang formal lainnya pastikan kamu menggunakan tanda titik dua (:) setelah menuliskan kata sapaan.
Selanjutnya adalah inti dari email itu sendiri. Pada penulisan topik email pastikan kamu hanya menulis satu topik saja, jangan menggabungkan 2 topik berbeda apalagi 3 topik dalam satu email pasti itu akan sangat membingungkan penerima email. Ketika kamu mempunyai 2 topik penting yang harus dikirimkan alangkah lebih baiknya dikirimnya satu persatu.
Menuliskan inti email kamu harus menjelaskan secara langsung maksud dan tujuan kamu kepada penerima email, apalagi jika orang yang kamu kirimi email belum berkenalan secara langsung. Hal yang pertama tentu perkenalan singkat dan langsung sebutkan maksud serta tujuanmu.
Tuliskan semua informasi yang perlu dibahas tetapi dengan catatan tidak perlu menambahkan informasi yang sangat detail. Email itu bukan tempat yang tepat untuk berdiskusi secara berkepanjangan. Terus juga, kamu bisa membuat struktur dalam email kamu kirim agar terlihat lebih rapih dan mudah untuk dibaca. Kamu dapat menggunakan bold atau italic untuk memisahkan heading dan listnya.
Memerhatikan penulisan closing atau penutup tidak kalah penting dengan penulisan bagian lainnya. Penulisan penutup dalam email formal dan informal tentu harus dibedakan. Ketika kamu menuliskan email formal, maka penulisan closing ditutup umumnya ditutup dengan memberi tahu penerima email tentang hal yang perlu dilakukan. Jangan lupa tuliskan call to action yang jelas dan spesifik.
Jika penerima emailmu berada dalam kategori informal, kamu bisa menutupnya dengan kata-kata yang ramah, itu menunjukkan kepada penerima email bahwa kamu bersedia untuk tetap berhubungan dengan penerima emailmu.
Contohnya:
Please let me know by Wednesday, March 17th if you’d like to speak at the conference.
It would be great to jump into a quick call tomorrow to discuss our collaboration.
Thank you for your help and feedback. Let’s keep in touch!
Jika kamu menuliskan greating email maka kamu diwajibkan juga untuk menuliskan signature. Ada beberapa contoh dalam penulisannya, di antaranya:
Sincerely,
Best regards,
Best,
Yours truly,
Respectfully,
Kind regards,
Thanks again,
Setelah kamu menuliskan signature dalam penghujung emailmu, tulislah tanda tangan, nama dan kontak kamu yang dapat dihubungi oleh penerima email.
Contoh Email dalam Bahasa Inggris
- Request
| Subject: Vacation request for September, 10-15 Dear Mr./Ms. [Last name], I would like to request a vacation from Monday, September 9th till Friday, September 13th. I will make sure to complete all my current projects and pending tasks in advance before the vacation. My colleagues [Name] and [Name] will cover my responsibilities during my absence. Looking forward to your approval. Sincerely, [Your name] [Job title] |
- Business follow up email
| Subject: RE: [subject line of your previous email] Hi [Name], Following up on my previous email about the collaboration with your website. I’m still interested in writing a guest post about the best UX practices for dating apps. With 10 years of experience in the mobile industry, I have a lot of insights to share with your audience. Please let me know if you’re interested in collaboration! Best, [Your name] |
- Announcement
| Subject: Meet the new Customer Support Representative Dear team, I am pleased to introduce you to [Name] who is starting today as a Customer Support Representative. She will be providing technical support and assistance to our users, making sure they enjoy the best experience with our products. Feel free to greet [Name] in person and congratulate her with the new role! Best regards, [Your name] [Job title] |
Sekian dulu GEngs pembahasan mengenai bagian-bagian dari email dan cara menulis email menggunakan Bahasa Inggris beserta contohnya. Jika kamu masih kesulitan dalam memahaminya tidak perlu khawatir, kamu bisa terus belajar dengan membaca artikel ini.
Untuk kamu yang langsung bisa memahami, tolong acungkan jempol pada kolom komentar yang sudah disedikan ya GEngs.
Baca juga: Melihat Perbedaan Afternoon Dan Evening
